Oficinas Ejecutivas

¿Qué es una oficina ejecutiva?

Una oficina ejecutiva, conocida también como executive suite, flexible office o serviced office, es aquel espacio que provee a su ocupante un entorno profesional completo con todas las comodidades y servicios necesarios para operar un negocio, y administrado por una empresa de facility management que renta el ambiente a otras empresas. Más que una simple oficina, es un paquete de servicios que incluyen una dirección comercial de prestigio, un área de recepción con personal calificado, espacios de trabajo totalmente amoblados, equipados y listos para su ocupación inmediata, un área de lounge, asistencia administrativa, seguridad, etc. Normalmente un centro de negocios que alberga oficinas ejecutivas está configurado para ofrecer espacios de una amplia variedad de tamaños donde pueden trabajar desde una sola persona hasta diez personas por oficina. También pueden tomarse varios espacios adyacentes para acomodar a un mayor número de personas, proveyendo una capacidad de expansión ilimitada.

A diferencia de un espacio de oficina convencional que se entrega en casco y requiere su implementación por parte del nuevo inquilino, las oficinas ejecutivas cuentan con todos los elementos y servicios esenciales que necesita un empresario para empezar a trabajar. Vienen equipadas con mesas ergonómicas, sillones gerenciales, puntos de acceso a Internet de alta velocidad, teléfonos de alta definición, una serie de elementos decorativos e incluso un control para el aire acondicionado. Los equipos e instalaciones de uso común incluyen fotocopiadoras, impresoras, proyectores, salas de reuniones, salón de conferencias, etc. Como el centro de negocios ofrece equipos y servicios compartidos, a menudo dispone de una infraestructura que es más grande, avanzada, rápida y confiable que la que un pequeño empresario podría darse el lujo de tener.

¿Quiénes usan este servicio?

Los negocios son volátiles, riesgosos y temporales por naturaleza. Hoy más que nunca las empresas buscan soluciones a la falta de espacios que les proporcionen una mayor flexibilidad financiera y una mayor adaptabilidad a sus diversos requerimientos a lo largo del tiempo. Por ejemplo, durante periodos de inestabilidad, someterse a un contrato de arrendamiento de largo plazo cuando la situación del negocio es propensa a cambiar es un riesgo que las empresas son cada vez más cautelosas de tomar.

Las oficinas ejecutivas permiten trabajar en un entorno profesional con riesgos reducidos. De hecho, algunas empresas eligen trabajar solo en este tipo de oficinas, mientras que otras las toman para complementar los espacios que ya disponen. También están las empresas de reciente creación o star-ups que no tienen un historial crediticio y toman este servicio por ser la solución frente a propietarios que piden fuertes montos por conceptos de adelanto y depósito en garantía. Estos no solo afectan el flujo de caja de una empresa nueva cuando más necesita de efectivo, sino que pueden llevar a un aumento del costo de endeudamiento que acabe con el negocio.

Por lo tanto, este servicio es ideal para empresas que:

  • no saben si en el futuro necesitarán expandir o contraer el tamaño de su operación debido a tasas de crecimiento impredecibles,
  • necesitan un espacio de oficinas provisional porque se encuentran en procesos de mudanza,
  • no quieran administrar su propio espacio de oficinas porque el trabajo que implica les impide concentrarse en el giro de su negocio o core business,
  • tengan áreas que no estén siendo completamente utilizadas y generan pérdidas de dinero y recursos administrativos,
  • necesiten una dirección comercial prominente y de prestigio en una ubicación estratégica porque es crucial para sus actividades,
  • carezcan de los fondos suficientes para alquilar e implementar un espacio de oficinas convencional,
  • tengan un proyecto de corto plazo y necesiten donde trabajar.

¿Qué ventajas ofrece?

Tener una dirección comercial prominente y prestigiosa. Estas oficinas ubicadas en centros de negocios de primer nivel, funcionan cerca a las principales áreas comerciales y financieras de las grandes ciudades. Todo esto, realza la imagen del empresario y le da un posicionamiento profesional destacado.

Disponer de un staff calificado de atención al cliente. Este tiene a su cargo todos los servicios esenciales que una oficina debe brindar; tales como, recepción y transferencia de llamadas; recepción de correspondencia, toma y envío de recados, impresión de documentos, fotocopias, escaneos, etc., además se encarga del mantenimiento de las instalaciones, limpieza y seguridad. El empresario ahorra mucho tiempo y dinero al no tener que contratar y administrar personal para dichas tareas.

Enfocarse en el crecimiento de la empresa. Una oficina ejecutiva viene con características tales como puntos de acceso a Internet, puntos de alimentación de corriente, sistema de aire acondicionado, sistema contra incendios, áreas de recepción, de lounge, de comunicaciones, áreas administrativas, instalaciones de seguridad, etc. Contratar un servicio de oficina ejecutiva significa que todas estas características, brindadas por el operador de la oficina, son incluidas en un único pago en la renta mensual. De otro modo el empresario, después de levantar la infraestructura, tendría que organizar y atender todo esto.

Crecimiento flexible. Muchas empresas de reciente creación y otras de rápido crecimiento necesitan tener la capacidad de expandir sus oficinas inmediatamente sin tener que reubicarse. Incluso las grandes empresas ocasionalmente necesitan espacio adicional para albergar personal provisional durante la épocas de auge. Este servicio le da al empresario la flexibilidad de aumentar o reducir su espacio de oficina ajustándose a sus requerimientos en todo momento.

Oportunidad para fortalecer la red de contactos. “No es lo que sabes sino a quién conoces.” Ocupar una oficina ejecutiva brinda la oportunidad de establecer contactos con una variedad de empresas que operan en el mismo local. ¿Dónde más uno podría reunirse, y discutir diferentes aspectos, con una amplia gama de profesionales de diferentes industrias, todos los días, sin siquiera tener que ir muy lejos?

Sencillo de administrar. El servicio brindado se cobra a través de una única factura mensual consolidada, que incluye la renta total pactada en el contrato y los servicios adicionales del tipo “pay-per-use” como el consumo de llamadas telefónicas, impresiones, fotocopias, etc. No hay cargos extras ocultos ni sorpresas desagradables. Además, se ahorra tiempo y dinero, porque ya no es necesario hacer el trabajo contable que implica dar seguimiento a gastos como mantenimiento, luz, agua, etc,

Eficiencia. Los ambientes utilizados con muy poca frecuencia tales como las salas de reuniones y de conferencias, que en promedio se requieren unas cinco horas a la semana, son servicios del tipo “pay-per-use” que siempre están disponibles y no ocasionan ningún costo durante todo el resto del tiempo que no se usan.

Ahorro sustancial de costos. La investigación realizada por Officefront en Lima muestra que en comparación con una oficina convencional, las oficinas ejecutivas pueden beneficiarnos con ahorros tan importantes como un 75% en oficinas para una sola persona con contrato anual. Como regla general podemos afirmar que los ahorros son mayores a menor número de ocupantes y estadías más cortas. Esto se debe al alto costo de amortizar la inversión inicial en periodos más cortos.

¿Qué consideraciones adicionales se deben tener en cuenta?

Ubicación. La ubicación es un elemento vital para el éxito de tu negocio por las siguientes razones:

  • Elegir un centro de negocios con estacionamientos en un edificio prime de fácil acceso, en una buena zona empresarial, le dará credibilidad a tu compañía. Tus clientes, así como tus empleados, quieren sentir que están trabajando con una empresa sólida y de prestigio.
  • Tus clientes deben poder llegar fácilmente a tu oficina para reunirse contigo. Si estás en un lugar de difícil acceso, a tus clientes, sin duda, les resultará muy difícil hacer negocios contigo.
  • Tus empleados también necesitarán un lugar céntrico para venir a trabajar. Si estás muy lejos, o en un lugar de difícil acceso, descubrirás lo difícil que se vuelve conseguir personal competente.

Compara las diversas alternativas que existen en el mercado. Cuando solicites información exige que te hagan un tour completo por las instalaciones y te muestren todas las oficinas que tengan disponibles. Además de contar con los ambientes, equipos y servicios ya mencionados; la estética, tanto de tu oficina como la del centro de negocios, juega un papel muy importante. Asegúrate que se ajuste a la atmósfera que quieres darle a tu empresa. También asegúrate que en el futuro puedas elegir entre oficinas de diferentes tamaños dependiendo del crecimiento de tu negocio.

Conversa con las recepcionistas. Ellas son la cara de tu empresa y la primera impresión que se van a llevar tus clientes de ti. Así que asegúrate de estar satisfecho con ellas.

Busca referencias del operador del centro de negocios en las redes sociales, especialmente en aquellas donde un gran número de personas se reúnen a opinar, como twitter, o entre tus conocidos que hayan sido sus clientes. Así sabrás si efectivamente el servicio que dan justifica el precio que cobran; o si en las facturas, mes a mes, aparecen cargos ocultos por servicios adicionales no consumidos o no detallados en el contrato.

2 thoughts on “Oficinas Ejecutivas

  1. Estoy encantado de encontrar este blog. Quería daros las gracias por escribir esta obra maestra. Sin duda he gozado cada pedacito de ella. Os tengo en la lista para ver más cosas nuevas de este sitio .

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